Een flexibel online dagboek in de praktijk

Eind september 2015 werd het Tetra project rond Online dagboek afgerond. Tijdens dit twee jaar durende project werd de applicatie uitgetest in een 45-tal organisaties van welzijnswerk, geestelijke gezondheid, jeugdzorg, onderwijs en gezinsopvang. Gelijklopend hiermee werd het online dagboek aangepast op basis van vragen uit de praktijk.

Tijdens de tweejarige testperiode werden zowel begeleiders/hulpverleners als deelnemers/cliënten bevraagd over hun ervaringen met dit personaliseerbare Online dagboek. Deze bevragingen werden uitgevoerd door medewerkers van Arteveldehogeschool en KULeuven. Wat hebben we geleerd uit die praktijkervaringen?

Vooraf

Het personaliseerbare Online dagboek is opgezet als een ‘blended’ toepassing. Deze werkwijze was voor ongeveer alle begeleiders en hulpverleners onbekend terrein. Dit betekende dat meerdere leercurves een rol speelden tijdens het project. Ten eerste de computervaardigheden (‘de knoppenkunde’), waarbij er grote verschillen voorkwamen tussen begeleiders en hulpverleners. Ten tweede de methodiek van registratiedagboeken. Voor sommigen een vertrouwde werkwijze (voornamelijk diegenen uit gedragstherapeutische hoek), voor anderen minder of helemaal niet. Ten derde het blended werken zelf, waarbij het niet vanzelfsprekend is om het gebruik van een online toepassing te integreren binnen de face-to-face begeleiding.

Het merendeel van de verzamelde gegevens komt uit de sectoren Welzijn en GGZ. Sommige factoren die een rol kunnen spelen werden echter niet bevraagd. Wetenschappelijk onderzoek was immers niet de belangrijkste doelstelling van het project. In onderwijs en jeugdzorg kon geen systematische bevraging plaatsvinden omdat deze sectoren pas tijdens de laatste fase van het Tetra project instapten.

Hoe werd Online dagboek ingezet in Welzijn en GGZ?

In de grafiek hieronder een overzicht van het doel dat begeleiders/hulpverleners nastreefden bij het inzetten van Online dagboek.

Hoe vaak werd van deelnemers verwacht dat ze het dagboek invulden? De grote meerderheid verwachtte dat dit dagelijks gebeurde (86% bij welzijn, 55% bij GGZ). GGZ hulpverleners verwachtten dit ook ‘als een situatie zich voordeed’ (23%) of meerdere keren per dag (12%).

Gedurende hoeveel weken werd Online dagboek gemiddeld ingevuld? Gemiddeld langer door GGZ cliënten (8,5 weken) dan bij deelnemers uit de welzijnssector (6,5 weken).

In hoeveel sessies werd Online dagboek gemiddeld besproken? Meer bij GGZ cliënten (7,5 sessies) dan bij deelnemers uit de welzijnssector (3,5 sessies).

Werd het beoogde doel bereikt volgens de begeleiders/hulpverleners? In de GGZ werd hier lichtjes meer bevestigend op geantwoord (eerder wel tot zeker wel 60%, min of meer 7%, en eerder niet tot helemaal niet 33%), dan door medewerkers uit Welzijn (eerder wel tot zeker wel 55%, min of meer 13%, en eerder niet tot helemaal niet 32%).

Voor welke thema’s werd Online dagboek ingezet? Hierover zijn enkel gegevens uit GGZ beschikbaar. Belangrijkste thema’s zijn: depressie/stemming (27%), afhankelijkheidsproblemen (18%) en ‘gevoelens/gebeurtenissen verwoorden’ (18%). Andere thema’s: activatie (7%), eetproblemen (5%), zelfvertrouwen/zelfbeeld (5%), angst/sociale angst (5%) en stress/burn-out (3,5%).

Zouden begeleiders/hulpverleners Online dagboek opnieuw gebruiken bij nieuwe cliënten? In de GGZ werd op deze vraag door 84% beantwoorders positief geantwoord (van ‘eerder mee eens’ tot ‘helemaal mee eens’), 10% liet dit in het midden. In de sector Welzijn werd in 87% van de gevallen positief geantwoord, 3% was onbeslist.

Hoe ervaarden deelnemers/cliënten het Online dagboek?

Vond je het Online dagboek aantrekkelijk om mee te werken?

Was Online dagboek helpend? Van de GGZ cliënten is 63% het er ‘eerder mee eens’ tot ‘helemaal mee eens’ dat het online dagboek helpend voor hen was. 80% van de GGZ cliënten gaven zelfs aan dat het Online dagboek ervoor zorgde dat ze bepaalde zaken makkelijker bespreekbaar konden maken. In de Welzijnssector werd deze vraag door 54% positief beantwoord en 15% vond dit ‘min of meer’.

Uit onderzoek van Bogaerts e.a. in de GGZ leren we dat 80% van de cliënten het dagboek als gebruiksvriendelijk ervaarde en dat zelfs 86% vond dat het dagboek ‘zichzelf uitwees’. Het bekijken van de resultaten van registraties via grafieken en tabellen werd door 83% ‘gemakkelijk’ gevonden. Volgens 66% gaf hen dit meer inzicht in hun situatie en 73,5% vond dat ze daardoor hun eigen evolutie beter konden opvolgen. Het Online dagboek hielp ook om belangrijke zaken niet te vergeten tijdens face-to-face contacten met de hulpverlener (69%).

Op de vraag of Online dagboek bruikbaar zou zijn voor andere personen in een gelijkaardige situatie werd door 86% GGZ cliënten bevestigend geantwoord en door 79% deelnemers vanuit Welzijn.

Globaal gezien vermelden deelnemers/cliënten in hun commentaren als sterke punten: gemakkelijk in gebruik, bewustmaking en inzicht, eigen evolutie opvolgen, ‘alles kwijt kunnen’, minder geremd zijn, tussen de sessies aan de slag kunnen, en online altijd toegankelijk. Als minpunten: volhouden van het invullen, wordt vaak vergeten, soms omslachtig, technische storingen, geen app versie (dus altijd internetverbinding nodig).

Zorgleerkrachten op scholen, bijzonder onderwijs en gezinsbegeleiding

Aanvankelijk waren er minder hoge verwachtingen over het inzetten van Online dagboek in deze sectoren, maar dit draaide positiever uit dan eerst gedacht. Ondanks het ontbreken van een systematische bevraging konden volgende punten genoteerd worden:

• Online dagboek kon vaak inzicht geven over de intensiteit waarop leerlingen/jongeren bepaalde ervaringen beleefden,
• het werkte drempelverlagend om thema’s bespreekbaar te maken,
• het gaf een beter zicht op de evolutie en bevorderde transfer tussen begeleiding en de thuis-, school- of werksituatie,
• het maakte begeleidingsgesprekken doeltreffender,
• de toegevoegde mogelijkheid om ‘picto vragen’ te formuleren werd positief gewaardeerd,
• in de sectoren thuiszorg en gezinsbegeleiding leverde het winst op wat betreft verplaatsingstijd en -kost.

Als aandachtspunten werden aangehaald: tijdrovend door o.a. het ontbreken van sectorgerichte dagboektemplates (ondertussen toegevoegd) en het moeten ondersteunen van deelnemers met mentale beperking bij het gebruik van het dagboek, minder aangewezen bij beperkte emotionele draagkracht  (te confronterend), jongeren in ernstige acute crisis,  heel jonge kinderen en bij ernstige mentale beperking. Het ontbreken van een app versie werd ook regelmatig als een minpunt vermeld.

Tot slot

Het Tetra project Online dagboek was letterlijk een ‘pilootproject’. Blended hulp is immers in Vlaanderen nog grotendeels een onbekende en zoals eerder gezegd laten dan meerdere leercurves hun invloed gelden. We kunnen dus alleen maar waardering hebben voor de meer dan 200 medewerkers van diverse organisaties die zich engageerden en deze sprong in het onbekende waagden.

Wat zijn aandachtspunten bij verdere implementatie van deze methodiek?

• Er zijn minimale technische vereisten die op voorhand moeten bevraagd worden. In een aantal organisaties werd nog steeds Windows XP gebruikt (hoewel niet langer ondersteund door Microsoft en dus een beveiligingsrisico) met verouderde internetbrowsers (meestal Internet Explorer 7). Een enkele keer dook zelfs Windows 98 nog op…
• Aandacht hebben voor de wijze waarop het werken met deze blended methode wordt aangebracht én opgevolgd bij deelnemers. Samen af en toe achter een computer of (beter) een laptop gaan zitten om een dagboek online te bekijken en de resultaten na te gaan van registraties, kan een constructieve samenwerking niet enkel bevorderen, maar integreert het online instrument ook meer in een begeleiding. Volgens de bevraging gebeurde dit slechts in 28% van de gevallen.
• Het werken met Online dagboek vraagt niet enkel een actieve inzet van de cliënt, maar ook van de begeleider of hulpverlener. Zeker in de beginfase, afhankelijk van de leercurves die moeten doorlopen worden, kan dit tijdsintensief zijn. Medewerkers moeten dus ook tijd en gelegenheid hebben om deze werkwijze ‘in de vingers te krijgen’. Overleg, uitwisseling van ervaringen en feedback zijn dan ook zeker een meerwaarde. Pas na deze fase kan er sprake zijn van tijds- of efficiëntiewinst.
• Aandacht schenken aan het feit dat een dagboek niet overladen wordt met een te groot aantal parameters, zeker niet tijdens de opstartfase van een begeleiding. De flexibiliteit van het dagboek laat immers toe om het aantal vragen uit te breiden of aan te passen naarmate het hulpverleningsproces vordert. Bij de GGZ bevatte een dagboek gemiddeld 11 tot 12 onderdelen. In de sector Welzijn gemiddeld 8. In beide sectoren werden dagboeken gemaakt met 20 vragen of meer. Het kan een hele klus zijn voor cliënten/deelnemers om dit dagelijks in te vullen gedurende verscheidene weken. In de meerderheid van de gevallen werd een eens samengesteld dagboek nadien niet meer aangepast.
• Vlak na beëindiging van het Tetra project werden een heel aantal dagboektemplates toegevoegd op basis van de dagboeken die in de diverse sectoren in de praktijk waren aangemaakt. Hierbij viel op dat de grote meerderheid van de aangebrachte thema’s probleemgericht zijn. M.a.w. positieve of oplossingsgerichte thema’s komen veel minder aan bod. Het loont de moeite om dit verder te bevragen.
• We zitten nog in de beginfase wat betreft implementatie van blended werken. Het is dus niet verwonderlijk dat enkele functionaliteiten die beschikbaar waren in Online dagboek nog niet zo veel gebruikt werden. Met name de mogelijkheid om tussentijds online berichten uit te wisselen (indien aangewezen) en het gebruik van ‘reminders’. Twee strategieën waarvan bekend is dat ze de therapietrouw kunnen bevorderen bij online hulp. Daarnaast werd Online dagboek ook nog niet ingezet tijdens nazorgfases, wat mogelijkheden biedt om een ‘vinger aan de pols te houden’.
• Een online dagboekapplicatie heeft in deze tijd van evoluerend internetgebruik een app versie nodig. Dit werd zowel door begeleiders als door deelnemers gesignaleerd. Niet alleen is een tablet of smartphone sneller bij de hand om iets te registreren, het maakt de aanwezigheid van een (voldoende snelle) internetverbinding niet meer noodzakelijk. Synchronisatie met de website (en dus ook het hulpverlenerspaneel) is immers mogelijk zodra er internetconnectie kan gemaakt worden. Vanuit online-hulpverlening.be hebben we dus besloten een app versie te ontwikkelen, die gepland is voor februari 2016.
• Tijdens het Tetra project hebben we nog te weinig aandacht besteed aan user-research. Het loont zeker de moeite om in de toekomst meer oog te hebben voor usability en UX design bij de verdere uitbouw van Online dagboek.

Meer over Online dagboek

www.onlinedagboek.be
Online dagboek: nieuws en updates

Bronnen

Philippe Bocklandt. (2015) Op weg naar een onlinedagboek – eindverslag Tetraproject (pdf)

Timmers, F. & Bogaerts, K. (2015) Onlinedagboeken voor geestelijke gezondheidszorg, welzijnswerk en onderwijs – de gebruikers bevraagd. [powerpointpresentatie] Leuven: KU Leuven (pdf)

Bogaerts, K., Timmers, F., Bocklandt, P. & Van den Bergh, O. (2015) Een onlinedagboek ter ondersteuning van begeleiding in de geestelijke gezondheidszorg gewikt en gewogen. (voorgesteld ter publicatie in het Tijdschrift Klinische Psychologie)

Bocklandt, P. & Vermeire, A. (2015) Beter focussen tussen twee gesprekken – de mogelijke meerwaarde van onlinedagboeken in welzijnswerken en onderwijs. (voorgesteld ter publicatie in tijdschrift Welwijs)