Een flexibel online dagboek voor begeleiding of therapie
In het kader van een Tetra project ontwikkelen we een flexibel online dagboek dat kan ingezet worden bij een begeleiding of therapie. Tijdens het Tetra project, dat gedurende 2 jaar loopt, wordt deze applicatie uitgetest bij diverse organisaties van welzijnswerk, geestelijke gezondheidszorg, kinderopvang en onderwijs. Het project betreft niet enkel de technische ontwikkeling, maar ook het bieden van handvatten aan begeleiders en hulpverleners om deze methodiek te (leren) gebruiken.
Binnen het Tetra project wordt samengewerkt door het onlinehulp-onderzoeksteam van de Arteveldehogeschool, KULeuven, online-hulpverlening.be en ISW-Limits. Medewerkers van Artevelde HS en KULeuven coördineren het onderzoek en de uitrol over de verschillende organisaties die bereid waren deel te nemen aan dit project.
Flexibiliteit van het online dagboek
Het flexibele online dagboek is in eerste instantie bedoeld om toegepast te worden binnen ‘blended hulp’, waarbij de online applicatie kan ingezet worden ter ondersteuning van een face-to-face begeleiding. ‘Flexibel’ wil zeggen dat begeleiders of hulpverleners het dagboek op maat kunnen aanpassen voor hun cliënt. Met name: welke parameters bevraagd worden, in welke volgorde, de aard van de vragen, de verwoording van de vragen en de wijze van scoren (meerkeuzevragen, diverse schuifregelaars,…).
Begeleiders kunnen accounts aanmaken voor hun cliënten en inloggegevens genereren, die al dan niet via e-mail worden verstuurd. Er is ook een berichtenbox beschikbaar, waardoor cliënten en hulpverleners online beveiligde berichten kunnen uitwisselen.
Er zijn een aantal uitgewerkte dagboektemplates voorzien rond diverse thema’s, zoals: stemming, alcoholgebruik, automutilatie, gepest worden, werk zoeken, enzovoort. Deze kunnen als uitgangspunt genomen worden en naar keuze aangepast door vragen onzichtbaar te maken, te verplaatsen, toe te voegen of te herformuleren. Het is ook mogelijk met een blanco dagboek te beginnen en helemaal zelf samen te stellen voor gelijk welk thema. Al deze handelingen kunnen uitgevoerd worden via de dagboek-editor in het hulpverlenerspaneel (zie afbeelding).
Wanneer een dagboek bewerkt of helemaal nieuw werd aangemaakt, dan kan dit ook omgezet worden naar een template om later te hergebruiken en zelfs gedeeld worden met collega’s van de eigen organisatie. Aan dit dagboek kunnen vervolgens grafieken, tabellen en tekstvakken gekoppeld worden om de resultaten op een overzichtelijke wijze weer te geven. Zowel voor hulpverlener, als voor cliënt. Deze resultaten kunnen ook door beiden gedownload worden als pdf-bestand.
In de loop van dit project zullen nog nieuwe basistemplates van dagboeken worden aangemaakt waar regelmatig vraag naar is. Verder zijn o.a. volgende uitbreidingen voorzien:
- reminders versturen via mail, waarvan het tijdsinterval instelbaar is door de hulpverlener,
- een grotere keuzemogelijkheid aan schuifregelaars,
- mogelijkheid om pictogrammen toe te voegen in plaats van uitgeschreven vragen, voor specifieke doelgroepen,
- mogelijkheid om doelstellingen te formuleren voor bepaalde thema’s, die eveneens in grafieken kunnen worden opgenomen,
- dagboektemplates onderbrengen in categorieën, enzovoort…
Inzetbaarheid van het online dagboek
Het online dagboek kan om diverse redenen ingezet worden en dus verschillende functies vervullen in het begeleidingsproces. Enerzijds als diagnostisch instrument, zowel in het voortraject (de wachttijd vooraleer de begeleiding begint), als tijdens de begeleiding zelf. Anderzijds als werkinstrument om de begeleiding te ondersteunen. Zoals het bepalen of nastreven van doelen, om de evolutie op te volgen, om op bepaalde aspecten te focussen (probleemgebieden of sterke punten) en om zelfevaluatie mogelijk te maken tijdens of na de begeleiding.
Een mogelijke meerwaarde van zelfregistraties is dat cliënten meer actief betrokken zijn en dat het de transfer van leermomenten (inzichten en vaardigheden) naar het dagdagelijkse leven kan bevorderen. Daarnaast zal relevante informatie minder snel vergeten of vervormd worden wanneer deze besproken wordt tijdens begeleidingsmomenten.
Het inzetten van een dagboek vraagt echter niet enkel een actieve inzet van de cliënt, maar ook van de begeleider. De doelmatigheid van het online dagboek zal immers in grote mate afhangen van de wijze waarop het werken met deze methode wordt aangebracht én opgevolgd. De resultaten van de registraties door de cliënt dienen gebruikt te worden om de hulpverleningscontacten te verdiepen en een veranderingsproces te ondersteunen. De cliënt moet er zodoende voordelen door ondervinden, anders blijft het gewoon een extra belasting die niets oplevert.
Hulpverleners moeten er ook op toezien dat het dagboek niet overladen wordt met een te groot aantal parameters, zeker niet tijdens de opstartfase. De flexibiliteit van het dagboek laat wel toe om het aantal vragen uit te breiden naarmate het hulpverleningsproces vordert. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat een cliënt aanvankelijk enkel stemming, angstklachten of alcoholgebruik registreert en pas na verloop van tijd ook andere factoren, zoals specifieke gevoelens, gedachten of gedragingen. Vanzelfsprekend kan deze werkwijze niet aangewend worden bij cliënten die vanaf het begin een afkeer laten blijken van digitale toepassingen.
Een andere valkuil voor hulpverleners is dat er te veel gefocust wordt op de techniek of dat het dagboek louter wordt ingezet om te controleren. Beiden leiden eerder naar verarming van de begeleidingscontacten, wat zeker niet de bedoeling is. Ideaal gezien wordt een dagboek samengesteld via overleg tussen begeleider en cliënt, door even samen achter de laptop te gaan zitten en een zinvol geheel samen te stellen.
Een belangrijk aspect om motivatie voor het gebruik van het online dagboek te verhogen is de gebruiksvriendelijkheid. Hoe minder drempels, hoe gemakkelijker een motivatie tot uitvoering wordt gebracht. In die zin zijn we natuurlijk even nieuwsgierig naar feedback van cliënten als naar die van hulpverleners. De drempel van het gedoe met gebruikersnamen en wachtwoorden kunnen we online nog niet omzeilen, maar voor de rest mag de cliënt geen extra hinderpalen ondervinden. Het online dagboek is momenteel voor de cliënt niet enkel toegankelijk via computer of laptop, maar ook via een tablet (wanneer er internetverbinding is). Op termijn is het zeker aan te bevelen om een app versie te ontwikkelen die kan geïnstalleerd worden op een smartphone. Tijdens dit project zullen daarvoor alvast de voorbereidende stappen worden gezet.